Kennen Sie das auch? Sie haben zwar einen Onboarding-Prozess für neue MitarbeiterInnen in Ihrem Unternehmen etabliert, dieser erfordert jedoch die Durchführung viel zu vieler wiederkehrender manueller Tätigkeiten, ist nicht nachverfolgbar und schreit quasi nach einer automatisierten Lösung.
Mit dieser Blogreihe möchten wir Ihnen vorstellen, wie aus einem klassisch manuellen Onboarding-Prozess ein schlanker Workflow mit einem hohen Grad an Automatisierung werden kann.
Der erste Blogbeitrag dieser Reihe beschäftigt sich mit Grundlagen der Prozessmodellierung nach dem BPMN 2.0 Standard, der als erster Baustein zu einem automatisierten Workflow dienen kann.
Nach Wochen oder gar Monaten intensiver Suchen und möglicherweise langen Verhandlungen ist es geschafft – Sie haben eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter als Verstärkung für Ihr Unternehmen gefunden. Gerade in der heutigen Zeit, die durch einen großen Fachkräftemangel und gleichzeitig hohe Anforderungen von BewerberInnen an potenzielle Arbeitgeber geprägt ist, ist dies ein großer Erfolg. Doch damit ist die Arbeit noch nicht getan. So schön es auch ist, jemanden für Ihr Unternehmen zu gewinnen: Es fallen dabei auch immer administrative und organisatorische Aufgaben an. Der finale Arbeitsvertrag muss erstellt, Arbeitsequipment wie ein Laptop oder Diensthandy beschafft, Benutzeraccounts für bspw. Mail-Programme oder interne Wikis angelegt und Termine für das Onboarding organisiert werden – nur, um einige Beispiele zu nennen. Einerseits entstehen dadurch intern für Ihr Unternehmen Aufwände und je nachdem, wie kurzfristig die Einstellung erfolgen soll, auch Stress. Andererseits ist es genauso wichtig, dass der Prozess aus Sicht der neuen MitarbeiterInnen möglichst flüssig abläuft, um einen guten Start im Unternehmen zu ermöglichen und auch einen guten Eindruck zu vermitteln. Schließlich spielt schon der Onboarding-Prozess eine entscheidende Rolle für die Mitarbeiterzufriedenheit und legt den Grundstein für eine erfolgreiche Integration ins Unternehmen.
Welche Anforderungen ergeben sich daraus nun für Unternehmen an ihren Onboarding-Prozess? Aus unserer Sicht spielen unter anderem folgende Aspekte in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle:
Auf dem ersten Blick mögen diese Anforderungen den einen oder anderen Leser an dieser Stelle ein wenig erschlagen. In der Praxis läuft der Onboarding-Prozess schließlich gerne anders ab. Glücklicherweise gibt es auf dem Markt jedoch eine Vielzahl an Tools, mit denen man diese Herausforderung schnell meistern kann und das sogar zum großen Teil automatisiert.
Genau mit diesem Thema beschäftigen wir uns in dieser Blogreihe. In diesem und den folgenden Beiträgen möchten wir Ihnen vorstellen, mit welchen Anwendungen, Methoden und Standards Sie Ihren Onboarding-Prozess erfolgreich gestalten und umsetzen können. Dabei beschäftigen wir uns sowohl mit fachlichen Themen wie der Prozessmodellierung, der Anforderungsanalyse oder dem Change Management als auch mit technischen Inhalten, beispielsweise Tools zur Prozessautomatisierung wie Automic und Camunda oder die Einrichtung einer entsprechenden technischen Infrastruktur (z. B. Datenbanken, Berechtigungsmanagement, Sicherheitsmaßnahmen). Am Ende der Blogreihe werden wir Ihnen schließlich einen exemplarischen Onboarding-Prozess präsentieren, der die oben genannten Anforderungen erfüllt und zudem einen hohen Grad an Automatisierung aufweist.
An dieser Stelle möchten wir schon mal darauf hinweisen, dass es sich um einen beispielhaften Prozess handeln wird, der nicht in jedem Unternehmen 1 zu 1 so umgesetzt werden kann. Das Ziel dieser Blogreihe ist es, Ihnen potenzielle Bausteine für die Realisierung Ihres eigenen automatisierten Onboarding-Prozesses an die Hand zu geben.
Beginnen möchten wir unsere Blogreihe mit dem Thema der Prozessmodellierung. Im Laufe der letzten Jahrzehnte wurden mehrere Standards entwickelt, um Geschäftsprozesse in einheitlicher und leicht verständlicher Form zu visualisieren. Die Vorteile dieser Standards liegen klar auf der Hand: Geschäftsprozesse lassen sich deutlich schneller und einfacher verstehen und kommunizieren im Vergleich zu seitenlangen Beschreibungen im Fließtext. Durch die Standardisierungen von entsprechenden Notationen wird die Umsetzung der Modellierung zudem stark beschleunigt und vereinheitlicht. Insgesamt unterstützt die Prozessmodellierung ein einheitliches Verständnis von Geschäftsprozessen zwischen allen Beteiligten im Unternehmen. Im Idealfall kann die Modellierung von Prozessen auch als Grundlage für deren Automatisierung dienen.
Einer der weitverbreitetsten Standards zur Prozessmodellierung ist die Business Process Model and Notation, kurz BPMN 2.0. Diese stellt zahlreiche Elemente zur Verfügung, um Geschäftsprozesse zu modellieren. Sämtliche Elemente und deren Bedeutungen zu erläutern, würde den Rahmen dieses Beitrags deutlich sprengen – um Ihnen am Ende einen beispielhaften Prozess zeigen zu können, möchten wir Ihnen jedoch eine Auswahl der wichtigsten Elemente einmal kurz vorstellen.
Ein wesentlicher Bestandteil von Prozessen sind die jeweiligen Arbeitsschritte, die ausgeführt werden müssen. Im Kontext von BPMN 2.0 spricht man von Aktivitäten, die im Modell als Rechtecke mit abgerundeten Ecken dargestellt werden. In der obigen Abbildung sind diese orange markiert. Zudem haben Prozesse klar definierte Anfangs- und Endpunkte – zumindest sollte das in der Praxis der Fall sein. Bei BPMN 2.0 spricht man hierbei von Start– und Endereignissen, die durch Kreise symbolisiert werden und in der obigen Abbildung blau eingefärbt wurden. Es können auch Zwischenereignisse eintreten, beispielsweise der Erhalt einer Nachricht. Diese werden durch doppelt umrundete Kreise dargestellt, wie man am rot eingefärbten Beispiel in der Abbildung sehen kann. Weiterhin ist es in Prozessen häufig der Fall, dass Aktivitäten nur unter bestimmten Bedingungen durchgeführt werden. Solche Entscheidungen lassen sich durch Gateways darstellen, wie in der obigen Abbildung beispielhaft durch die grün markierten Rauten dargestellt. Diese Objekte werden über Sequenzflüsse verbunden, die den Ablauf eines Prozesses veranschaulichen. Wie man in der obigen Abbildung sehen kann, handelt es sich dabei schlicht um schwarze Pfeile. Weitere Elemente, die der Übersicht und Verständlichkeit eines Prozessdiagramms dienen, sind sogenannte Pools, durch die Verantwortlichkeiten innerhalb eines Prozesses verdeutlicht werden sowie Kommentare, über die weitere Informationen an die jeweiligen Objekte angefügt werden können.
Angewendet auf das Mitarbeiter-Onboarding, könnte ein entsprechender Prozess beispielsweise folgendermaßen dargestellt werden:
Der Prozess ist sicherlich etwas vereinfacht aufgezeichnet und könnte in Ihrem Unternehmen noch weitere Aktivitäten beinhalten. Dennoch verdeutlicht er auf der einen Seite einige Probleme, die in der Praxis häufig vorkommen. So läuft der Prozess vollständig händisch ab (dargestellt durch die Männchen in den Aktivitäten), wodurch dieser insbesondere bei größeren Unternehmen mit vielen neuen MitarbeiterInnen viel Zeit in Anspruch nimmt, fehleranfällig ist und auch schwer nachverfolgbar. Zudem werden keine Verantwortlichkeiten für die jeweiligen Aufgaben definiert. Auf der anderen Seite möchten wir Ihnen mit diesem kleinen Beispiel die Vorzüge der Prozessmodellierung zeigen. Diese ermöglicht die Darstellung des Prozesses in einer übersichtlichen und anschaulichen Art und Weise und kann somit beispielsweise eine bessere Diskussionsgrundlage über den Prozess des Onboardings bieten als eine Beschreibung in reiner Textform.
Im Rahmen der gesamten Blogreihe möchten wir Ihnen basierend auf diesem beispielhaften Onboarding-Prozess Möglichkeiten aufzeigen, wie dieser deutlich effizienter durchgeführt werden kann. Das Ziel dieses Beitrags war es, Ihnen aufzuzeigen, wie viel Potential für Verbesserung Ansätze wie die Prozessmodellierung oder Automatisierung selbst bei vermutlich einfachen Prozessen wie dem Mitarbeiter-Onboarding haben.
In den folgenden Teilen werden wir dies noch weiter vertiefen. Im nächsten Blogbeitrag möchten wir Ihnen dafür mögliche Tools zur Automatisierung eines Onboarding-Prozesses vorstellen.
Sie haben tiefergehende Fragen zu den Themen der Prozessmodellierung und -automatisierung?
Dann kommen Sie gerne auf uns zu!
Dr. David Marz studierte Wirtschaftsinformatik an der Universität Hildesheim und der Georg-August-Universität Göttingen. Von 2017 bis 2020 war er als wissenschaftlicher Mitarbeiter am Lehrstuhl für Informationsmanagement an der Georg-August-Universität Göttingen angestellt, wo er im Themengebiet der digitalen Transformation in der Forschung und Lehre tätig war und auch promoviert hat. Anschließend schloss er sich der best-blu an, bei der er aktuell als Consultant im Bereich Business Process Automation arbeitet.