Die fleißigen Leserinnen und Leser unserer Blogreihe zum automatisierten Onboardingprozess kennen bereits mit BPMN 2.0 einen Standard, um bestehende oder auch neue Prozesse graphisch darstellen zu können und mit RPA, Workflow Automation und Business Process Automation unterschiedliche Ansätze von Automatisierungstools. Einigen von Ihnen geht es nun eventuell so wie vielen Leuten in Unternehmen, die zum ersten Mal mit dem Thema der Prozessautomatisierung und dessen Potentialen in Berührung kommen: Man ist von dem Konzept total begeistert, möchte am liebsten direkt loslegen und alles was geht „wegautomatisieren“ – Doch wie geht man dabei überhaupt vor? Wie identifiziere ich geeignete Prozesse und wie stelle ich sicher, dass meine Automationslösung auch tatsächlich ihren Zweck erfüllt? Zu genau diese Fragen möchten wir Ihnen mit diesem Blogbeitrag ein paar Anregungen geben. Dabei gehen wir jedoch nicht auf das Konzept der Anforderungsanalyse ein, das einem als erstes in diesem Kontext einfallen mag – im klassischen Sinne mit typischen Bestandteilen wie einem Lastenheft oder dem Product Backlog aus der agilen Softwareentwicklung. Stattdessen werden wir uns drei beispielhafte Ansätze anschauen, um geschäftsgetrieben geeignete Prozesse für eine erfolgreiche Automatisierung zu identifizieren.
Wir stellen immer wieder fest, dass die Prozessautomatisierung häufig aus der Technologie heraus gedacht wird. Also beispielsweise, dass Funktionen einer Software aus dem Bereich RPA herausgepickt werden und man schaut, an welchen Stellen im Unternehmen man diese implementieren kann. Sicherlich lassen sich dadurch vereinzelt Verbesserungen erzielen, doch es besteht die Gefahr, dass viele kleine Einzellösungen umgesetzt werden und dabei zu wenig Aufmerksamkeit auf die darunterliegenden Unternehmensprozesse und -ziele gelegt wird. Wer könnte hier besseren Input liefern als die Kolleginnen und Kollegen, die diese tagtäglich ausführen und mit Leben füllen? Ohne den IT-Abteilungen zu nahe treten zu wollen – das Wissen über die Unternehmensprozesse und insbesondere Verbesserungspotentiale liegt nun mal hauptsächlich in den Fachabteilungen. Um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Ideen für zu automatisierende Prozesse festzuhalten, zentral zu speichern und allen zugänglich zu machen, bieten einige Hersteller entsprechende Lösungen an. An dieser Stelle kann beispielsweise der Automation Hub von UiPath angeführt werden. Über dieses Tool können Automationsideen geteilt, bewertet und auch im Hinblick auf ihre Umsetzung verfolgt werden. Dadurch erhält man auch eine Übersicht über die Ideen von Kolleginnen und Kollegen und kann sich durch diese für weitere, eigene Vorschläge inspirieren lassen.
Wie Sie sicherlich schon festgestellt haben, ist der Autor dieser Blogreihe ein großer Verfechter der Prozessmodellierung und -dokumentation. Neben den bereits im ersten Beitrag vorgestellten Vorteilen liegt dies unter anderem auch daran, dass dies eine hervorragende Grundlage für erfolgreiche Automationsvorhaben sein kann. Stellen wir uns einmal eine perfekte Welt vor, in der ein Unternehmen sämtliche Prozesse dokumentiert und für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zentral an einem Ort zur Verfügung gestellt hat. Idealerweise liegen zusätzlich Informationen über die Wichtigkeit der Prozesse und eventuell sogar immer wiederkehrenden Herausforderungen vor. Darauf können Personen, die die Umsetzung von Automationsvorhaben im Unternehmen koordinieren und durchführen, ideal aufbauen und die bestehenden Prozesse auf Automationspotentiale hin analysieren. An dieser Stelle sei nochmal ein Schwenk zum vorherigen Blogbeitrag dieser Reihe erlaubt und insbesondere zum Hinweis, dass man sich dabei nicht nur auf eine Technologie beschränken, sondern auch die Kombination verschiedener Tools und Ansätze in Betracht ziehen sollte. Die daraus entwickelten Konzepte können anschließend mit den Prozessverantwortlichen diskutiert und ggf. nochmal angepasst und idealerweise schnell umgesetzt werden.
Falls Sie mit dem Business Model Canvas bereits vertraut sind, werden Sie eventuell überrascht sein, dass er an dieser Stelle aufgeführt wird. Schließlich handelt es sich doch um ein Framework, das klassischerweise in der (Weiter-)Entwicklung von Geschäftsmodellen Anwendung findet. Nachdem wir uns bisher Ansätze angeschaut haben, die eher aus dem operativen Unternehmensbereich kommen (getrieben von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bzw. den Geschäftsprozessen), möchten wir Ihnen ebenfalls zeigen, wie man auch mit Werkzeugen auf strategischem Level an die Identifikation von Automationspotential herangehen kann. Wie bereits angerissen, handelt es sich bei dem ursprünglich von Alexander Osterwalder entwickelten Business Model Canvas um ein Framework zur Beschreibung, Visualisierung und Strukturierung von Geschäftsmodellen. In diesem werden neun wesentliche Elemente beschrieben, die ein Geschäftsmodell ausmachen: Das zentrale Werteversprechen eines Unternehmens, Kundensegmente, Vertriebs- und Kommunikationskanäle, Formen der Kundenbeziehungen, Einnahmequellen, Schlüsselressourcen, Schlüsselaktivitäten, Schlüsselpartner sowie die Kostenstruktur. Wie hilft uns das nun bei der Prozessautomatisierung weiter? Nun ja, wenn bekannt ist, welche zentralen Prozesse unabdingbar für die erfolgreiche Umsetzung eines Geschäftsmodells sind, kann dies auch als Orientierung für die Identifikation von Automationspotential dienen. Dabei können folgende Fragestellungen helfen: Welche Prozesse müssen besonders gut laufen, damit wir erfolgreich sein können? Und bei welchen Prozessen hätten wir besonders große Probleme, wenn diese schieflaufen sollten? Prozesse, die unter diese Kategorien fallen, sollten intensiv auf ihr Automationspotential hin überprüft werden, um deren Qualität und Zuverlässigkeit erhöhen zu können.
Der Kreativität sind bei der Ausgestaltung und Durchführung von Geschäftsprozessen keine Grenzen gesetzt – dasselbe gilt damit auch für Lösungen, um diese zu automatisieren. Dementsprechend sollte man sich auch nicht davor scheuen, verschiedene und auf dem ersten Blick eventuell auch etwas abwegige Ansätze zu wählen, um Prozesse mit hohem Automationspotential zu identifizieren und entsprechende Lösungen so umzusetzen, dass diese den Anforderungen des Unternehmens und der verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerecht werden.
Mit diesem Blogbeitrag wollten wir Ihnen drei solcher Ansätze vorstellen, einmal aus Sicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, einmal aus Sicht der Geschäftsprozesse und einmal aus einer eher strategischen Perspektive. In unserem Beispielszenario des Mitarbeiter-Onboardings spielen diese Formen der Anforderungsanalyse zwar eine eher untergeordnete Rolle, da wir uns bereits für einen zu automatisierenden Prozess entschieden haben. Dennoch wollten wir Ihnen diese Ansätze mit an die Hand geben, damit Sie im Anschluss an die Blogreihe in der Lage sind, die für Sie relevanten Prozesse identifizieren zu können, sowohl für ein Pilotprojekt als auch für folgende Automationsvorhaben.
Bislang haben wir uns im Rahmen dieser Blogreihe viel mit fachlichen Aspekten der Prozessautomatisierung beschäftigt, wie der Prozessmodellierung oder den Ansätzen zur Identifikation geeigneter Prozesse. Im kommenden Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die technische Infrastruktur, die nicht nur für unser Mitarbeiter-Onboarding, sondern generell für eine erfolgreiche Automatisierung eine große Rolle spielt.
Sie haben tiefergehende Fragen zur Prozessautomatisierung im Allgemeinen oder zu den in diesem Blogbeitrag vorgestellten Ansätzen?
Dann kommen Sie gerne auf uns zu!
Dr. David Marz studierte Wirtschaftsinformatik an der Universität Hildesheim und der Georg-August-Universität Göttingen. Von 2017 bis 2020 war er als wissenschaftlicher Mitarbeiter am Lehrstuhl für Informationsmanagement an der Georg-August-Universität Göttingen angestellt, wo er im Themengebiet der digitalen Transformation in der Forschung und Lehre tätig war und auch promoviert hat. Anschließend schloss er sich der best-blu an, bei der er aktuell als Consultant im Bereich Business Process Automation arbeitet.