Der Begriff „Prozessautomatisierung“ impliziert durch seinen Namen schon, dass dieser mindestens aus zwei Komponenten besteht – einem Prozess und einer Lösung für dessen Automatisierung. Im letzten Blogbeitrag haben wir uns mit dem Prozess des Mitarbeiter-Onboardings beschäftigt und wie man diesen mittels BPMN 2.0 graphisch darstellen kann. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit unterschiedlichen Tools, die im Rahmen einer Prozessautomatisierung zum Einsatz kommen können.
Eine schnelle Suche bei Google offenbart, dass die Auswahl an Tools zur Prozessautomatisierung schier endlos erscheint. Neben etablierten Anbietern drängen stetig weitere Unternehmen mit neuen Lösungen auf den Markt – was nicht verwunderlich ist, wenn man zum Beispiel bedenkt, dass das Marktforschungsunternehmen Gartner in den letzten Jahren (Hyper-)Automation stets als eine der strategischen Technologie-Toptrends aufgeführt hat. Eine Übersicht über den kompletten Markt kann ein einzelner Blogbeitrag nicht leisten. Wir möchten Ihnen aber drei gängige Formen bzw. Ansätze von Automatisierungstools und entsprechende Beispiele vorstellen. Diese unterscheiden sich dabei nicht nur, aber insbesondere durch die „Nähe“ zum Nutzer bzw. zur Nutzerin.
Das Arbeitsleben könnte so einfach sein: Man klickt nur einmal auf einen Knopf und schon übernimmt ein Roboter die ganzen lästigen Aufgaben, die ständig nebenbei anfallen. Anstatt also beispielsweise die Daten eines Neukunden oder einer Neukundin aus einem Formular zu kopieren und diese händisch ins CRM-System zu übertragen, überlässt man solche Tätigkeiten einfach dem technischen Kollegen. Klingt zu schön, um wahr zu sein? Tatsächlich ist dies nicht reine Science Fiction, sondern teilweise schon Realität. Mittels Robotic Process Automation, kurz RPA, können ansonsten manuell ausgeführte Tätigkeiten durch Software-Roboter (in der Regel Bots genannt) automatisiert durchgeführt werden. Dabei handelt es sich aber nicht tatsächlich um Roboter, die an einem Computer sitzen, sondern um Softwareanwendungen. Diese sind in der Lage, wie Menschen auf der Benutzeroberfläche von Applikationen zu arbeiten. Neben dem zuvor beschriebenen Anwendungsfall, durch einen Bot Formulare auszulesen oder auch auszufüllen, sind beispielhafte Einsatzzwecke das Vergleichen, Validieren und Zusammenführen von Daten, die Erstellung von Reports oder die Ausführung von SAP Transaktionen. Allgemein bietet sich der Einsatz von RPA insbesondere für repetitive, regelbasierte und zeit- sowie aufwandsintensive Tätigkeiten an. Dabei kann man zwischen zwei wesentlichen Varianten von Bots unterscheiden: Attended Bots, bei denen ein Zusammenspiel zwischen den Bots und den Anwendern stattfindet und Unattended Bots, die vollkommen selbstständig arbeiten. Einer der führenden Anbieter im Bereich RPA ist UiPath. Die UiPath Platform bietet dabei Lösungen an von der Identifikation von Automatisierungspotential, über die Entwicklung und Betrieb entsprechender Anwendungen, bis hin zur kontinuierlichen Überwachung der automatisierten Prozesse.
Vermutlich waren viele von Ihnen bei der Bearbeitung einer Aufgabe in Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen auch schon mal Bestandteil eines „Mail-Ping-Pongs“: „Ich bin fertig mit X, Du kannst jetzt mit Y weitermachen“, „Sind die und die Aufgaben schon erledigt?“, „Wie weit sind wir denn insgesamt?“ sind nur einige typische Nachrichten, die dabei häufig versendet werden. In solchen Situationen wäre ein Tool hilfreich, in dem man den gesamten Prozess abbilden und nachverfolgen kann und welches im Idealfall auch noch die Aufgabensteuerung automatisch übernimmt. Glücklicherweise gibt es für solche Anwendungsfälle bereits einige Automatisierungslösungen auf dem Markt, und zwar aus dem Bereich der Workflow Automation. Wie der Name andeutet, sollen mit entsprechenden Tools nicht nur einzelne Aktivitäten, sondern ganze Prozesse (Workflows) unterstützt werden. Die Prozesse werden dafür im System abgebildet, beispielsweise über den im letzten Blogbeitrag vorgestellten BPMN 2.0 Standard. Zusätzlich werden an den Aktivitäten Bearbeiter hinterlegt – dies können sowohl einzelne Personen als auch Gruppen sein. Wenn eine Person im Tool signalisiert, dass sie mit ihrer Aufgabe fertig ist, informiert dieses automatisch die Kolleginnen und Kollegen, die für die folgenden Tätigkeiten verantwortlich sind (oder gegebenenfalls auch die im letzten Abschnitt vorgestellten Bots). Zusätzlich können auch Dateien oder Informationen weitergeleitet werden, die für die Bearbeitung der Aufgaben relevant sind. Dadurch bieten sich entsprechende Automatisierungslösungen an, nicht nur, aber insbesondere für Genehmigungsprozesse oder Überprüfungen. Einer der führenden Anbieter in diesem Bereich ist dabei Camunda mit ihrer gleichnamigen Plattform, die das Design, die Automatisierung und die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung von Workflows unterstützt.
Die beiden bisher vorgestellten Arten von Automatisierungslösungen haben gemein, dass diese sich überwiegend an der „Oberfläche“ von Systemen orientieren bzw. befinden. Sei es bei RPA, dass den Bots beigebracht wird, wie sie die entsprechenden Anwendungen bedienen oder im Kontext von Workflow Automation Lösungen, die den Nutzern in der Regel selbst eine Oberfläche anbieten, um beispielsweise Eingaben zu tätigen oder zu überprüfen. Es gibt jedoch auch Anwendungsfälle, wo entsprechende Lösungen an ihre Grenzen stoßen bzw. schlicht nicht praktikabel sind. Beispielsweise bei großen Onlineshops, bei denen tausendfach am Tag die Zahlungsabwicklung von Bestellungen durchgeführt werden muss, unter Einbeziehung mehrerer Systeme. Dafür schauen wir uns nun Lösungen an, die vermehrt im Hintergrund ablaufen, nämlich aus dem Bereich der Business Process Automation (BPA). Diese arbeiten hauptsächlich über Schnittstellen, über die sie direkt mit unterschiedlichsten Systemen kommunizieren können. Dies umfasst beispielsweise Geschäftssysteme wie SAP oder Salesforce, Datenbanken wie Oracle und PostgreSQL oder auch IT-Service-Management-Systeme wie JIRA und ServiceNow. Die Kommunikation beinhaltet dabei aber nicht nur einen reinen Datenaustausch. Es können auch Befehle unterschiedlichster Art in den jeweiligen Systemen ausgeführt werden. Weiterhin können entsprechende Aufgaben oder Tätigkeiten in Workflows zusammengefasst werden, die die Zusammenarbeit mehrerer Systeme umfasst. Dadurch zeichnen sich BPA-Lösungen in der Regel durch eine hohe Komplexität, aber auch ein entsprechend hohes Potential für das gesamte Unternehmen aus. Ein bekannter Anbieter im Bereich der BPA-Lösungen ist Automic. Deren Produkt, Automic Automation, kann mit einer Vielzahl an IT-Systemen interagieren und deren Ausführung automatisieren. Weiterhin bietet es zahlreiche Funktionalitäten zur Planung und Steuerung entsprechender Workflows an, die sowohl zeit- als auch eventgesteuert oder ad-hoc durch die Nutzer gestartet werden können.
Wie Sie sehen, gibt es nicht DIE Prozessautomatisierung bzw. DAS eine Tool dafür. Es existiert eine Vielzahl an Automatisierungslösungen, mit unterschiedlichen Funktionsweisen und technologischen Ansätzen. Die Kunst besteht darin, die richtige Lösung für den entsprechenden Anwendungsfall zu finden – dies kann durchaus auch bedeuten, verschiedene Tools miteinander zu kombinieren. Dieser Blogbeitrag sollte Ihnen dabei helfen, unterschiedliche Automatisierungslösungen kennenzulernen und besser einordnen zu können. In der folgenden Abbildung haben wir für Sie die vorgestellten Varianten der Prozessautomatisierung und entsprechender Beispielanwendungen nochmal graphisch dargestellt.
Nachdem wir uns in den ersten beiden Blogbeiträgen mit dem Prozess des Mitarbeiter-Onboardings beschäftigt haben, wie man diesen (oder auch andere Prozesse) modellieren kann und welche Arten von Automatisierungslösungen es auf dem Markt gibt, schauen wir uns im folgenden Beitrag an, wie man erfolgreiche eine Anforderungsanalyse für eine zielgerichtete Automatisierung durchführen kann.
Sie haben tiefergehende Fragen zur Prozessautomatisierung im Allgemeinen oder den vorgestellten Automatisierungslösungen?
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Dr. David Marz studierte Wirtschaftsinformatik an der Universität Hildesheim und der Georg-August-Universität Göttingen. Von 2017 bis 2020 war er als wissenschaftlicher Mitarbeiter am Lehrstuhl für Informationsmanagement an der Georg-August-Universität Göttingen angestellt, wo er im Themengebiet der digitalen Transformation in der Forschung und Lehre tätig war und auch promoviert hat. Anschließend schloss er sich der best-blu an, bei der er aktuell als Consultant im Bereich Business Process Automation arbeitet.