Weniger Routineanfragen, mehr Self-Service: best-blu und Tricise bündeln ihr Automic-Angebot

Fachbereiche möchten SAP-Jobs beantragen, automatisierte Prozesse starten oder den Bearbeitungsstand ihrer Aufträge sehen. Für das Automic-Team bedeutet das häufig zusätzliche Tickets, Rückfragen und die Verwaltung von Zugängen zum Automic Web Interface (AWI). Genau hier setzt das gemeinsame Angebot von best-blu und Tricise an: Es verbindet die Tricise Service Tiers mit dem best4Automic Service Portal von best-blu und dem 3C Release Manager der Tricise. Fachbereiche können freigegebene Services selbst nutzen, während das Automic-Team die technische Steuerung und die Berechtigungen in der Hand behält.

best-blu und Tricise arbeiten seit Jahren im Bereich Geschäftsprozess-Automatisierung mit Automic zusammen. Mit dem gebündelten Angebot führen sie ihre Leistungen jetzt enger zusammen. Das Ziel: den Alltag rund um Automic erleichtern – von der Nutzung durch Fachbereiche bis zur Bereitstellung und Pflege der Automatisierungen.

Was ist in welchem Service Tier enthalten?

Das b4A Service Portal ergänzt die Tricise Service Tiers Silver, Gold und Platinum. Welche Edition Sie erhalten, hängt vom gewählten Tier ab:

Die Zuordnung des 3C Release Managers entspricht dem bestehenden Bundle-Modell.

Die Tricise Service Tiers bilden darüber hinaus ein umfassenderes Servicemodell für Automic-Kunden in der DACH-Region ab: von der Lizensierung über den täglichen Betrieb bis hin zu vollständig gemanagtem SaaS in der EU-Cloud. Welche Leistungen zu Ihrem Bedarf passen, richtet sich nach dem gewählten Service Tier. Lesen Sie mehr auf der Webseite der Tricise.

Self-Services für Fachbereiche – Kontrolle für das Automic-Team

Das b4A Service Portal macht vorhandene Automic-Automatisierungen über eine einfache Oberfläche zugänglich. Anwender finden freigegebene Services, geben die erforderlichen Daten in geführte Formulare ein und verfolgen den Fortschritt ihrer Aufträge. Je nach Berechtigung können sie Prozesse starten, Aufgaben bearbeiten oder Genehmigungen erteilen. Dafür benötigen sie keinen eigenen Zugang zum AWI.

Für das Automic-Team liegt die Entlastung vor allem darin, wiederkehrende Anfragen in definierte Self-Services zu überführen:

Weniger manuelle Vermittlung: Fachanwender starten freigegebene Abläufe selbst, statt jeden Auftrag an das Automations-Team zu geben.
Weniger Statusrückfragen: Fachbereiche sehen den Fortschritt ihrer Ausführungen direkt im Portal.
Fachlicher Zugriff statt technischer Oberfläche: Für die Nutzung der bereitgestellten Services müssen Fachanwender nicht im AWI arbeiten.
Weiterhin klare Kontrolle: Das Automic-Team legt fest, welche Workflows angeboten werden und wer sie nutzen darf.

Das Portal nimmt dem Team damit nicht jede Administrationsaufgabe ab. Es schafft vielmehr die Grundlage, standardisierbare Anfragen nicht mehr einzeln bearbeiten zu müssen. Wie groß die Entlastung ausfällt, hängt davon ab, welche Services Sie bereitstellen und wie häufig diese genutzt werden.

Vorhandenes Automic-Wissen weiterverwenden

Für die Umsetzung Ihrer Self-Services müssen Sie nicht bei null anfangen. Das Portal basiert auf Automic: Ein Service ist ein Automic-Workflow (JOBP), Formulare verwenden PromptSets (PRPT) und Genehmigungen, Benachrichtigungen sowie Anfragen werden über CALL-Objekte abgebildet. Benutzer und Berechtigungen werden in Automic verwaltet; eine zusätzliche Datenbank ist nicht erforderlich. So lässt sich vorhandenes Automic-Know-how direkt für den Aufbau und die Pflege der Services einsetzen.

Drei Beispiele für den Einsatz des b4A Service Portals im Alltag

1. SAP-Jobs beantragen und automatisch anlegen lassen

Statt die benötigten Angaben per Ticket an das Automic-Team zu schicken, beantragen Mitarbeitende einen SAP-Job über ein Formular. Ein dafür eingerichteter Automic-Workflow verarbeitet den Auftrag und legt das Job-Objekt an. Das Team definiert den Ablauf und die zulässigen Eingaben; die Fachanwender nutzen den freigegebenen Service.

2. Berechtigungen für Fachanwendungen beantragen

Ein Fachanwender wählt die benötigte Anwendung und Rolle in einem verständlichen Formular aus. Die anschließende Bearbeitung und gegebenenfalls erforderliche Genehmigungen werden über einen entsprechend eingerichteten Automic-Prozess abgebildet. Für den Anwender steht der fachliche Auftrag im Vordergrund – nicht die technische Umsetzung in Automic.

3. Langlaufende Geschäftsprozesse verfolgen

Fachbereiche sehen im Portal, ob ein Prozess noch läuft, erfolgreich beendet wurde oder Aufmerksamkeit benötigt. Wer lediglich Transparenz braucht, kann über entsprechende Rollen auch ausschließlich Monitoring-Zugriff erhalten, ohne Prozesse selbst starten zu dürfen. Das kann Rückfragen per Ticket oder Chat ersetzen.

b4A Essentials oder Vollversion: Was sind die Unterschiede?

Mit dem Service Tier Silver erhalten Sie die Essentials-Edition des b4A Service Portals für den Einstieg in Self-Services. Sie umfasst das Starten und Überwachen von Services, Standard-Eingabefelder sowie Aufgaben wie Genehmigungen, Benachrichtigungen und Anfragen. Wichtig für Administratoren: Kategorien, Services und Rollen lassen sich in Essentials im Portal nur ansehen. Änderungen nehmen Sie weiterhin im AWI vor.

Mit dem Service Tier Gold und Platinum erhalten Sie die Vollversion des b4A Service Portals. Damit können Sie Kategorien, Services und Rollen direkt im Portal pflegen. Zusätzlich stehen Funktionen für anspruchsvollere Formulare und Abläufe zur Verfügung:

Die funktionalen Unterschiede sind damit nicht nur für Fachanwender relevant: Die Vollversion verlagert auch die Pflege der Portalstruktur vom AWI in das Portal.

Sie können mit einfachen Services in Essentials beginnen und bei einem späteren Upgrade auf die Vollversion Ihre bereits implementierten Services weiterverwenden.

Was ist zusätzlich in der best4Automic All-In-One enthalten?

Neben dem b4A Service Portal stehen Ihnen über 140 verschiedene Module zur Verfügung. Sie sind den Kategorien Information, Transport, Aufgaben & Ausführungen, Analyse, Massenänderungen, Werkzeuge, Package Management, Git Integration und Test Automation zugeordnet.

Die Kategorie Analyse umfasst beispielsweise Module, die Informationen aus der Automic Automation Engine sammeln und auswerten. Damit lassen sich etwa Objekte aufspüren, die nicht mehr genutzt werden, und Auswertungen erstellen, die über den kurzen Zeitraum der Statistiksätze hinausgehen.

Die Massenänderungs-Module ermöglichen es, Objektdefinitionen gezielt über viele Objekte hinweg zu ändern, beispielsweise bei Migrationen, und die Änderungen dabei nachvollziehbar zu halten.

Das best4Automic Package Management vereinfacht und strukturiert den gesamten Entwicklungsprozess, indem Objekte als b4A-Packages gebaut, installiert und mit dem Documentation Builder automatisch dokumentiert werden. Optional lässt sich hier zusätzlich die Git Integration einbinden, sodass die Packages versioniert in einem Git-Repository verwaltet werden können. Oder die Test Automation, über die sich automatische Regressionstests für entwickelte Packages realisieren lassen.

So kann sich der Entwickler auf die Tätigkeiten konzentrieren kann, die er gut kann: Die Entwicklung neuer und komplexer Workflows.

Der zweite Baustein: Automic-Objekte mit dem 3C Release Manager transportieren

Während das b4A Service Portal die Nutzung von Automatisierungen durch Fachbereiche erleichtert, unterstützt der 3C Release Manager den Transport von Automic-Objekten zwischen Automic-Umgebungen. Zum Funktionsspektrum des Produkts gehören DIFF, Snapshots und Audit-Logs. Welche Funktionen Ihnen konkret zur Verfügung stehen, richtet sich nach der enthaltenen Edition der Service Tiers: Silver und Gold enthalten die Light Edition, Platinum die Vollversion.

Die beiden Werkzeuge adressieren damit unterschiedliche Aufgaben im selben Automic-Alltag: Services für Anwender zugänglich machen und die zugrunde liegenden Automic-Objekte zwischen Umgebungen transportieren. Gemeinsam mit den Serviceleistungen von Tricise entsteht ein Angebot, das Werkzeugunterstützung und Betreuung über den Automic-Lebenszyklus hinweg verbindet.

Welcher Einstieg passt zu Ihrem Team?

Wenn Sie zunächst klar umrissene Self-Services mit Standardformularen bereitstellen möchten und die Portalstruktur weiterhin im AWI pflegen wollen, bietet der Service Tier Silver mit Essentials einen guten Einstieg. Benötigen Sie erweiterte Formulare oder möchten Sie Kategorien, Services und Rollen direkt im Portal verwalten, ist die in den Service Tiers Gold und Platinum enthaltene Version relevant. Für die Auswahl des gesamten Service Tiers sollten Sie zusätzlich die benötigten Tricise-Serviceleistungen und die passende Edition des 3C Release Managers betrachten.

Sie möchten herausfinden, welche wiederkehrenden Anfragen sich in Ihrem Unternehmen als Automic-Self-Service eignen? Sprechen Sie mit best-blu und Tricise über Ihre Abläufe, Ihre Anforderungen an die Administration und das passende Service Tier.