„The only constant is change”. Was auf dem ersten Blick nach einem Spruch klingen mag, den man in jedem beliebigen Instagram-Post lesen kann, birgt insbesondere für Unternehmen doch viel Wahrheit. Diese sind in der heutigen dynamischen Geschäftswelt zunehmend mit Veränderungen konfrontiert, sei es aufgrund von technologischem Fortschritt, sich wandelnden Marktbedingungen oder anderen externen Einflüssen wie bspw. regulatorischen Veränderungen – Themen wie die digitale Transformation oder das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz lassen an dieser Stelle grüßen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es für Unternehmen daher von entscheidender Bedeutung, ein effektives Change Management zu implementieren und aktiv zu betreiben. Auch für unser Beispiel mit dem Mitarbeiter-Onboarding und allgemein im Kontext der Prozessautomatisierung ist dieses Thema von hoher Relevanz. Schließlich bringt jede Automatisierung Veränderungen mit sich, die nicht nur den automatisierten Prozess an sich, sondern bspw. auch die beteiligten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen betreffen. Daher wollen wir uns in diesem Blogbeitrag mit dem Thema Change Management beschäftigen und insbesondere einen Blick darauf werfen, was im Kontext der Prozessautomatisierung dabei zu beachten ist. Analog zum dritten Beitrag dieser Blogreihe schauen wir uns dabei drei Dimensionen an, und zwar die der Mitarbeitenden, der Prozesse und der Gesamtunternehmen, insbesondere der Unternehmenskultur.
Die erste Dimension, Mitarbeiter & Mitarbeiterinnen, ist eine der kritischsten Komponenten des Change Managements. Wenn die Mitarbeitenden nicht aktiv in Veränderungsprozesse einbezogen werden, kann dies zu Widerstand, Unsicherheit und geringer Akzeptanz führen. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, den Mitarbeitenden die Notwendigkeit des Wandels zu vermitteln und sie frühzeitig einzubeziehen. Dies kann beispielsweise durch klare Kommunikation, Schulungen und Workshops geschehen. Mitarbeitende sollten die Möglichkeit haben, ihre Bedenken und Ideen zu äußern, um ein Gefühl der Teilhabe zu schaffen. Indem man Mitarbeitende als aktive Beteiligte betrachtet und ihre Sichtweisen berücksichtigt, wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie den Wandel unterstützen und mitgestalten. All diese Aspekte sind gerade auch im Kontext der Prozessautomatisierung von hoher Bedeutung. Häufig kommen bei diesem Thema vor allem Bedenken und Sorgen auf, dass Arbeitsplätze wegfallen könnten und es den Verantwortlichen im Unternehmen nur darum geht, Kosten einzusparen. Hier ist es wichtig, diese Sorgen einerseits ernst zu nehmen, gleichzeitig aber auch zu verdeutlichen, dass die Automatisierung von Prozessen (so zumindest unser Verständnis) die Mitarbeitenden entlasten und bei ihrer alltäglichen Arbeit unterstützen soll. Man kann die Automationslösungen sozusagen als zusätzliche Arbeitskräfte betrachten, die zusammen mit den Mitarbeitenden arbeiten und ihnen insbesondere lästige und repetitive Aufgaben abnehmen.
Die zweite Dimension des Change Managements betrifft die Prozesse. Oft sind bestehende Arbeitsabläufe nicht mehr effizient oder angemessen für die sich verändernden Anforderungen. Durch die Überprüfung, Neugestaltung und im Idealfall Automatisierung von Prozessen können Unternehmen ihre Leistung verbessern und sich an neue Marktbedingungen anpassen. Eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse ist unerlässlich, um Schwachstellen zu identifizieren und mögliche Verbesserungen zu finden. Hierbei sollten sowohl interne als auch externe Stakeholder (dies kann bzw. sollte bspw. auch Kunden beinhalten) einbezogen werden, um verschiedene Perspektiven zu erhalten und die Wirksamkeit der Änderungen zu maximieren. Die Implementierung neuer Prozesse erfordert klare Kommunikation, Schulungen und angemessene Ressourcen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden den Wandel verstehen und effektiv umsetzen können. Um den ersten Beitrag unserer Blogreihe aufzugreifen, sei an dieser Stelle auch nochmal das Thema der Prozessmodellierung hervorgehoben. Dies ist ein recht einfaches, aber dafür umso mächtigeres Tool, um Transparenz in Prozessen zu schaffen und Abhängigkeiten zwischen unterschiedlichen Abläufen im Unternehmen zu erkennen. Gleichzeitig können dadurch Änderungen an bestehenden oder auch neu entwickelten Prozessen besser und zielgerichteter im Unternehmen kommuniziert und deren angestrebte Ausführung gefördert werden. Gerade im Kontext der Prozessautomatisierung kann hierdurch auch verdeutlicht werden, welche Arbeitsschritte automatisiert durchgeführt werden und bei welchen noch menschlicher Input notwendig ist.
Die dritte Dimension des Change Managements, auf die wir in diesem Blogeintrag eingehen wollen, ist die Unternehmenskultur. Diese umfasst generell die gemeinsamen Werte, Überzeugungen und Verhaltensweisen, die in einem Unternehmen vorherrschen. Eine starke Unternehmenskultur kann ein starker Motor für den Wandel sein, während eine schwache oder widersprüchliche Kultur den Erfolg von Veränderungen behindern kann. Um eine positive Veränderungskultur zu fördern, sollten Unternehmen klare Ziele und Visionen definieren und sicherstellen, dass diese mit den Werten und Überzeugungen der Organisation übereinstimmen. Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der Veränderung der Unternehmenskultur, indem sie als Vorbilder auftreten und die gewünschten Verhaltensweisen vorleben. All diese Punkte, die generell bei einem Wandel in Unternehmen relevant sind, spielen auch bei der Automatisierung eine große Rolle. Wie im vorherigen Abschnitt zu den Mitarbeitern & Mitarbeiterinnen bereits erwähnt, muss diesen deutlich gemacht werden, dass Automatisierung niemanden ersetzen soll, sondern ein strategisches Mittel ist, das gezielt eingesetzt wird, um die übergreifenden Unternehmensziele zu erreichen. Dementsprechend müssen die Einsatzmöglichkeiten und erhofften Vorteile bzw. Ziele der Automatisierung transparent im Unternehmen kommuniziert werden. Ein möglicher Ansatz, um dies zu fördern, ist dabei ein Center of Automation (CoA). Kurz gesagt, bringt ein CoA Rollen aus verschiedenen Disziplinen in einem Team zusammen, das das Ziel einer nachhaltigen Automatisierung verfolgt durch die Identifizierung, Umsetzung und den Betrieb von Automatisierungen. Durch ein entsprechendes Center und dessen Verortung in der Gesamtorganisation wird das Thema Automatisierung im Unternehmen einerseits deutlich sichtbarer. Andererseits kann das Thema der Automatisierung aus dem Center heraus zielgerichtet in das Unternehmen hinein kommuniziert und damit einhergehend eine Kultur, bei der Automatisierung als integraler Bestandteil des unternehmerischen Handelns gesehen und gelebt wird, gefördert werden.
Gestartet bei der Prozessmodellierung, über Tools für eine Prozessautomatisierung, Identifikationsmöglichkeiten für Automationspotential und der technischen Infrastruktur für Automatisierungen bis hin zum Change Management – Mit diesen Themen hat Ihnen diese Blogreihe hoffentlich Einblicke in einige der wichtigsten Aspekte der Prozessautomatisierung geben können. Dabei haben wir uns immer wieder auf unseren Beispielprozess des automatisierten Mitarbeiter-Onboardings bezogen, doch all diese Punkte spielen auch generell im Kontext der Automatisierung eine wichtige Rolle. Natürlich gibt es je nach Unternehmen und der zu automatisierenden Prozesse noch weitere Aspekte. Wir wollten Ihnen hier jedoch ausgewählte, generell zu beachtende Themen vorstellen, die Sie bei Ihrer Automationsreise unterstützen sollen.
Sie haben tiefergehende Fragen zur Prozessautomatisierung im Allgemeinen oder zu den in diesem Blogbeitrag vorgestellten Ansätzen?
Dann kommen Sie gerne auf uns zu!
Dr. David Marz studierte Wirtschaftsinformatik an der Universität Hildesheim und der Georg-August-Universität Göttingen. Von 2017 bis 2020 war er als wissenschaftlicher Mitarbeiter am Lehrstuhl für Informationsmanagement an der Georg-August-Universität Göttingen angestellt, wo er im Themengebiet der digitalen Transformation in der Forschung und Lehre tätig war und auch promoviert hat. Anschließend schloss er sich der best-blu an, bei der er aktuell als Consultant im Bereich Business Process Automation arbeitet.